Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable y del encargado

Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus empleados, contactos comerciales, clientes corporativos y prospectos: Relebot S.A.S., sociedad colombiana, identificada con NIT 901.969.054-5 y domicilio en Carrera 19 No. 26N, Edificio Metroloft Apto 406, Armenia, Quindío.

Encargado del Tratamiento de los datos personales de los Usuarios Internos y Usuarios Finales de los clientes de la Plataforma: Relebot S.A.S., en su condición de operador tecnológico de AsisttIA. En esta relación, el Responsable del Tratamiento es el cliente corporativo (Tenant) que contrata la Plataforma y que utiliza AsisttIA para gestionar su relación con sus propios clientes.

Contacto del oficial de privacidad: privacidad@asisttia.com.

2. Marco legal aplicable

Esta Política se rige por: (i) la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales); (ii) el Decreto 1377 de 2013; (iii) la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data financiero); (iv) las normas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); y (v) demás disposiciones colombianas e internacionales aplicables.

3. Definiciones

• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el Tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).

4. Categorías de datos que se tratan

La Plataforma puede tratar las siguientes categorías de datos personales, dependiendo de los módulos contratados y del tipo de usuario:

4.1. Usuarios Internos del Cliente (empleados, administradores, cajeros, domiciliarios, etc.)

• Identificación: nombre completo, documento de identidad (cuando se aporte), correo electrónico, teléfono celular.
• Datos laborales: rol o cargo, sede asignada, permisos y módulos habilitados.
• Datos de autenticación: contraseña hash (no se almacena la contraseña en texto plano), tokens de sesión, identificadores de dispositivo.
• Trazabilidad: registros de auditoría, acciones realizadas en la Plataforma, dirección IP, fecha y hora, navegador, sistema operativo.

4.2. Usuarios Finales (clientes del Cliente)

• Identificación: nombre, número de teléfono celular.
• Contacto opcional: correo electrónico, foto de perfil.
• Ubicación: coordenadas geográficas, únicamente con permiso explícito del navegador del Usuario Final, y solo cuando aplique para la funcionalidad de selección de sede más cercana o para entregas.
• Transaccionales: pedidos, historial de conversaciones, comprobantes de pago, audios, imágenes y documentos enviados al chat.
• Técnicos: dirección IP, identificadores de cookie persistente, navegador, sistema operativo.

4.3. Contactos comerciales y prospectos del Proveedor

• Nombre, cargo, correo electrónico corporativo, teléfono, empresa, interacciones comerciales.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos serán tratados para las siguientes finalidades, según el rol del Titular:

• Prestación del Servicio contratado por el Tenant, incluyendo procesamiento de pedidos, pagos, domicilios, fiado y demás módulos.
• Comunicación con el Usuario Final a través del canal de chat, para atención, consultas, soporte y notificaciones operativas.
• Cumplimiento de obligaciones legales del Tenant en materia tributaria, contable y de facturación electrónica.
• Análisis estadístico agregado y mejora continua de la Plataforma. Estos análisis se realizan sobre datos anonimizados o seudonimizados.
• Atención de PQR, soporte técnico, gestión administrativa y comercial.
• Prevención de fraude, abuso, lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Envío de información operativa a Usuarios Internos del Tenant y de actualizaciones sobre la Plataforma.
• Cumplimiento de requerimientos de autoridades competentes.

Los datos personales no se utilizan para publicidad de terceros ni se venden a terceros.

6. Encargados y terceros con quienes se comparte información

Para prestar el Servicio, AsisttIA se apoya en proveedores tecnológicos seleccionados por su reputación y por las medidas de seguridad que aplican. Tales proveedores actúan como sub-encargados del Tratamiento y están obligados contractualmente a tratar los datos exclusivamente para los fines aquí descritos. Categorías de terceros con quienes podrá compartirse información:

• Proveedores de infraestructura en la nube y de bases de datos, para alojamiento y respaldo de la Plataforma.
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial, para procesamiento de texto, audio o imágenes con fines de atención automatizada y verificación de comprobantes.
• Proveedores tecnológicos de facturación electrónica autorizados por la DIAN, para emisión y transmisión de documentos fiscales.
• Proveedores de servicios de mensajería transaccional y notificaciones (correo electrónico, mensajería instantánea, notificaciones push).
• Proveedores de servicios de geolocalización (cuando aplique).
• Autoridades competentes, en cumplimiento de requerimientos legales o judiciales.

Algunos de estos terceros pueden encontrarse en jurisdicciones diferentes a Colombia. AsisttIA adopta medidas razonables para asegurar que dichas transferencias se realicen bajo estándares de protección equivalentes o superiores a los exigidos por la legislación colombiana.

7. Transferencia y transmisión internacional de datos

El procesamiento de datos puede involucrar transferencias o transmisiones internacionales (incluyendo, entre otros, países como Estados Unidos). El Titular, al aceptar esta Política y utilizar la Plataforma, autoriza expresamente tales transferencias y transmisiones, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. AsisttIA solo trabajará con proveedores que garanticen un nivel adecuado de protección o que asuman contractualmente las obligaciones equivalentes a las exigidas en Colombia.

8. Derechos del Titular

El Titular tendrá los siguientes derechos respecto de sus datos personales:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que reposen en bases de datos del Proveedor.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite directo ante el Proveedor.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista deber legal o contractual que imponga conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

9. Procedimiento para ejercer derechos

El Titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo privacidad@asisttia.com, indicando: (i) nombre completo y documento de identidad; (ii) descripción clara de los hechos y de los derechos que ejerce; (iii) datos de contacto para recibir respuesta; y (iv) documentos que sustenten su solicitud. Los plazos de respuesta son los establecidos por la ley colombiana: hasta diez (10) días hábiles para consultas y hasta quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la norma. Si la solicitud se relaciona con datos de Usuarios Finales gestionados por un Tenant, AsisttIA podrá redirigir la solicitud al Responsable del Tratamiento correspondiente.

10. Medidas de seguridad

AsisttIA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los datos. Entre otras: cifrado de datos en tránsito mediante protocolos estándar de la industria, cifrado de credenciales sensibles en reposo con algoritmos modernos, almacenamiento de contraseñas con funciones hash robustas, control de acceso por roles, registros de auditoría, copias de respaldo periódicas y monitoreo continuo. Ningún sistema es absolutamente infalible; AsisttIA no garantiza la seguridad absoluta de la información frente a ataques sofisticados, fallas de terceros o conductas dolosas externas. Si ocurriera un incidente de seguridad que afecte datos personales, AsisttIA lo informará a las autoridades competentes y a los Titulares afectados en los términos exigidos por la ley.

11. Retención y supresión

Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del Tratamiento, atender obligaciones legales, contractuales y tributarias (mínimo cinco años para información transaccional, conforme al Código de Comercio) y permitir el ejercicio de defensa de derechos. Vencidos los plazos legales y contractuales, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma irreversible. AsisttIA podrá conservar copias técnicas de respaldo por períodos adicionales hasta su rotación natural.

12. Cookies y tecnologías similares

La Plataforma puede instalar cookies o identificadores persistentes en el dispositivo del usuario, con el fin de reconocerlo entre sesiones, recordar preferencias, mantener sesión activa, medir desempeño y mejorar la experiencia. El usuario puede eliminar las cookies en cualquier momento desde la configuración de su navegador, sin que ello implique limitación al funcionamiento de la Plataforma en lo esencial.

13. Menores de edad

El Servicio está dirigido a personas mayores de dieciocho (18) años. AsisttIA no recolecta intencionalmente datos personales de menores. Si un menor accede a la Plataforma a través de un canal habilitado por un Tenant, será responsabilidad del Tenant respetar la normativa especial aplicable a menores y obtener las autorizaciones de los padres o representantes legales.

14. Datos sensibles

AsisttIA no recolecta intencionalmente datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud o de orientación sexual). En caso de que un Usuario Final aporte voluntariamente este tipo de información a través del chat, AsisttIA y el Tenant la tratarán bajo el régimen de excepcionalidad de la Ley 1581 de 2012 y exclusivamente para resolver la consulta del titular.

15. Encargo entre el Tenant y AsisttIA

Cuando el Tenant utiliza la Plataforma para gestionar sus relaciones con Usuarios Finales, el Tenant actúa como Responsable del Tratamiento y AsisttIA como Encargado, lo que se entiende formalizado mediante la aceptación de los Términos de Servicio. El Tenant declara que cuenta con las autorizaciones de los titulares para recolectar y tratar sus datos a través de la Plataforma y se obliga a mantener indemne a AsisttIA frente a reclamaciones derivadas del incumplimiento de tales obligaciones.

16. Modificaciones

Esta Política puede ser actualizada por el Proveedor en cualquier momento. La versión vigente estará siempre disponible en https://asisttia.com/privacy.html. Los cambios materialmente adversos serán notificados al Cliente con al menos quince (15) días de anticipación, a través de los canales habituales.

17. Aceptación

Al utilizar la Plataforma, ingresar información o suscribir el contrato correspondiente, el Cliente, sus Usuarios Internos y sus Usuarios Finales manifiestan haber leído y aceptado esta Política. La aceptación se entiende libre, voluntaria, informada e inequívoca, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.

18. Contacto

Para cualquier consulta, ejercicio de derechos o reclamación sobre Tratamiento de datos personales: privacidad@asisttia.com. Sitio web: https://asisttia.com.

Esta Política de Privacidad constituye parte integral del contrato suscrito entre Relebot S.A.S. y el Cliente y de los Términos de Servicio de AsisttIA.